Un peu de douceur dans un monde d'email

Les emails peuvent s’apparenter à de la drogue. Avec 300 millions d’emails, Intel a dû faire face à ce type de pathologie. L’approche suivie par Intel pour désintoxiquer ses employés est intéressante, à plus d’un titre. Un certain Nathan Zeldes, en charge de la productivité des postes informatiques chez Intel, a mis au point un programme spécifique pour réduire ce flot gigantesque. Déployé en Israel dans un premier temps, il a été ensuite déployé sur l’ensemble des sites d’Intel, avec une approche top-down (formons les managers, ils formeront leurs éqiupes). Parmi les sujets évoqués, l’utilisation abusive de l’email relèverait d’un manque de confiance des employés: on ne me tient pas informé, donc je veux être destinataire de tous les mails sur tel ou tel sujet.

Pour fini, voici un petit memento (en anglais) en 10 points pour réduire sa consommation d’emails.

The 10 Commandments of Email According to Intel

  1. Don’t use your inbox as a catchall folder for everything you need to work on. Read items once, and answer them immediately if necessary, delete them if possible, or move them to project-specific folders.
  2. Set up a "Five Weeks Folder" that deletes its content automatically after five weeks. Use it as a repository for messages you’re unsure about, such as that email you want to delete, but you’re not sure if the guy’s going to call you tomorrow and ask about it.
  3. Assist colleagues’ inbox-filtering efforts by agreeing on acronyms to use in subject lines that quickly identify action items and other important messages. Sample acronyms: < AR> , Action Required; < MSR> , Monthly Status Report.
  4. Send group mail only when it is useful to all recipients. Use "reply-to-all" and "CC:" buttons sparingly.
  5. Ask to be removed from distribution lists that you don’t need to be on.
  6. To cut down on pileup, use the "out-of-office" feature of your email, in addition to your voice mail, to notify people when you are traveling.
  7. When possible, send a message that is only a subject line, so recipients don’t have to open the email to read a single line. End the subject line with < EOM> , the acronym for End of Message.
  8. Graphics and attachments are fun, but they slow down your ability to download messages when you’re on the road. Use them sparingly.
  9. If you’re sending an attachment larger than 5 MB to a large group of recipients, consider putting it on the company’s Web site or intranet instead.
  10. Be specific. If you send a 20-page attachment, tell the recipient that the important information is on pages 2 and 17.

Je rajouterais bien un 11e commandement, que de nombreuses personnes autour de moi ont mis en pratique: classer automatiquement dans une archive spéciale tous les mails dont on ne fait pas partie des destinataires, tous ces mails dont nous sommes en copie, et qui ne nous servent, dans 99% des cas, à rien. Effet garanti…

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