De Lotus Notes à Outlook

Changer d’outil de messagerie n’est jamais simple, surtout lorsqu’on est un groupe international comptant plusieurs milliers de collaborateurs. C’est pourtant ce que vient de faire Dassault Systèmes, en migrant de Lotus Notes vers Microsoft Exchange. Plusieurs défis attendent l’équipe IT au détour d’une telle migration, en voici quelques un, que nous avons surmontés, ou sommes en train de surmonter.

  • Migrer les bases de mail et les archives. C’est le service à minima, qu’attendent tous les collaborateurs. Rien d eplus énervant qu’un mail perdu ou mal migré par l’outil de transfert des bases mail Lotus Notes au format .nsf vers les archives Outlook au format .pst. On peut dire que de ce point de vue, la migration fut un succès. Un quasi 100%. Les principaux problèmes évoqués concernent la migration de notes dont les attachements (type image) étaient inclus dans le corps du billet, et n’apparaissaient plus dans le mail une fois migré.
  • Former les collaborateurs. Là aussi, c’est un service à minima. Changer d’outil, c’est changer d’interface utilisateur, de vocabulaire, de racourcis claviers. Des plaquettes d’autoformation ont été distribués, des documents sont disponibles sur les différentes bases d’archive, et bien sûr, les "blogs", nos fameux Kiwis, ont fonctionné à fond: trucs et astuces, conseils de migration, aides diverses, mais aussi coups de gueule d’utilisateurs ne retrouvant pas 100% des fonctionnalités Notes…
  • Retrouver toute son efficacité. C’est là le point le plus sensible. Car une fois l’ensemble des données migrées, une fois l’ensemble des collaborateurs formés, il reste à retrouver le même niveau d’efficacité qu’avant la migration. Et c’est là que les réelles différences entre les deux outils, les deux plateformes, apparaissent: la vue "Tous documents", la fonction "Envoyer et classer", ou le simple fait d’éditer une note, voici quelques unes des foctionnalités de Notes qu’on ne retrouve pas immédiatement dans Outlook. Il faut, pour y arriver, rajouter des macros, des règles, bref configurer son poste, et cela ne se fait pas du jour au lendemain. Quelques guides nous ont aidé à fournir certains des services manquants, comme ceux fournis sur ce superbe site.

Bien sûr, tout rentrera gentiment dans l’ordre après quelques jours, les réflexes de l’utilisateur aguerri auront apparu, et les utilisateurs les plus expérimentés auront réalisé un transfert progressif de leurs compétences vers ceux qui se débrouillent moins bien. L’utilisation d’une plateforme de blog, dans ce contexte, s’avère un formidable outil pour permettre un tel transfert.

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